Integritetspolicy och samtycke

Genom att logga in på ”Mina sidor” godkänner du True Natures integritetspolicy och samtycker till hur vi hanterar dina personuppgifter. Vill du återkalla ditt samtycke, kontakta support@truenature.nu.

Kakor, eller cookies, används bland annat för att få webbplatsen att fungera smidigare, få statistik, kunna räkna antalet användare och analysera trafiken på webbplatsen. Kakor används både i oinloggat och inloggat läge. Vill du inte tillåta kakor måste du själv ändra inställningen i din webbläsare. Läs mer om kakor/cookies.

Integritetspolicy

Inledning I True Nature kan medlemskap innehas av individer och organisationer som är engagerade i att främja välmående, mindfulness och andra relaterade aktiviteter. Verksamheten innebär att True Nature erbjuder en rad tjänster och stöd för sina medlemmar.

Inom verksamheten behandlas olika personuppgifter för vilka True Nature är personuppgiftsansvarig. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett lagligt och korrekt sätt som minimerar risken för intrång i de registrerades personliga integritet, i enlighet med Europaparlamentet och rådets (EU) förordning 2016/679 och SFS 2018:218. I ansvaret ligger att uppgifterna

• samlas in för särskilda, uttryckliga och berättigade ändamål,
• är adekvata, relevanta och inte för omfattande,
• korrekta och uppdaterade,
• inte förvaras längre än nödvändigt,
• behandlas på ett säkert sätt.

Denna integritetspolicy beskriver hur True Nature uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig, bland annat registrerads rätt att få viss information om behandlingen.

Medlemmar och representanter för medlemmar 2.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att kunna hantera medlemskapet i form av främst

• tillämpning av de avtal och tjänster som medlem blir bunden av genom medlemskapet,
• rådgivning i frågor relaterade till välmående och mindfulness,
• debitering av medlemsavgifter,
• insamling av årsuppgifter och statistik,
• tillhandahållande av IT-support,
• nyhetsutskick,

behandlar True Nature personuppgifter tillhörande personer som företräder verksamhet som är medlem eller söker medlemskap (detta oavsett om den registrerade bedriver verksamhet såsom fysisk juridisk person eller uppträder i roll som företrädare för verksamheten).

Den lagliga grunden för behandlingen är antingen att fullgöra ett avtal (medlemskapet) med den registrerade (om denne bedriver verksamhet i eget namn) eller intresseavvägning. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att True Nature har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

2.2 Användarkonto till webben

Alla användare av True Natures hemsida lämnar i samband med den första inloggningen sitt samtycke till att deras personuppgifter behandlas samt upplyses om användningen av cookies. Det är frivilligt att lämna sina personuppgifter för att få tillgång till ett användarkonto, men om personen avstår kan denne inte ta del av informationen för sin verksamhets räkning eller fullgöra sin verksamhets skyldighet att lämna årsuppgifter eller statistik.

2.3 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-post) samt personnummer (för sådan medlem som bedriver verksamhet i eget namn).

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, myndigheter eller har genererats i samband med medlemskapet eller i samarbete med True Nature.

2.4 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna internt på True Nature är huvudsakligen chefer, handläggande rådgivare, ekonomiansvariga som administrerar medlemsavgifter samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till True Natures samarbetspartners som administrerar tjänster (exempelvis försäkringsbolag), bevakar medlemmarnas rättigheter, genomför medlemsundersökningar, verkställer medlemsutskick samt tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). True Nature kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för True Natures räkning, kommer True Nature tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

2.5 Lagringstiden

True Nature lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. True Nature genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Personuppgifter kopplade till ett användarkonto raderas i samband med att kontot avslutas. Efter det att medlemskapet har upphört sparas endast uppgifter om verksamhetens identitet, den period som medlemskapet gällde och vilka avtal eller tjänster som tillämpades (se dock punkt 3).

Det kan dock vara nödvändigt för True Nature att spara uppgifterna under en längre period efter att medlemskapet har upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år) och bokföring (7 år).

Personuppgifter avseende medlemsansökningar som inte lett till något medlemskap raderas när det står klart att medlemmen inte avser att fullfölja ansökan.

Anställda i medlemsföretag 3.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att kunna bistå medlemmen att fullgöra sina skyldigheter och bevaka sina rättigheter, kommer True Nature i samband med rådgivning, förhandlingar och andra åtgärder att behandla personuppgifter rörande medlemmens anställda.

Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga – exempelvis uppgifter om hälsotillstånd – görs restriktivt och med iakttagande av sekretess.

Den lagliga grunden för behandlingen är antingen att fullgöra ett avtal med den registrerade, fullgöra rättsliga förpliktelser enligt lag eller intresseavvägning.

3.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, personnummer, kontaktuppgifter, anställningstid, anställningsform, facklig tillhörighet, löne- och skatteuppgifter, bankkonto, arbetstid, frånvaroorsaker, hälsa, betyg, erfarenheter, utveckling, beteenden och prestationer, samt övriga sådana personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att True Nature ska kunna bistå medlemmen.

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, myndigheter eller har genererats i samband med anställningen hos medlemmen och/eller dennes samarbetspartners (inklusive True Nature).

3.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna internt på True Nature är huvudsakligen handläggande rådgivare samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till True Natures samarbetspartners som administrerar tjänster, bevakar anställdas rättigheter, upprättar statistik och tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). True Nature kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för True Natures räkning, kommer True Nature tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

3.4 Lagringstiden

True Nature lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. True Nature genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Det kan dock vara nödvändigt för True Nature att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera arbetsrättsliga krav som kan tänkas riktas mot True Nature.

Uppdragstagare 4.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

Uppdragstagarens personuppgifter kan krävas bland annat för följande ändamål: betalning av arvode och andra ersättningar, allmän administration av uppdraget, samt för att möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer.

Den lagliga grunden för behandlingen är att kunna ingå, fullgöra och hantera avtal med uppdragstagare. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att True Nature har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

4.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, personnummer, kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post), bankkontonummer, bank- och postgironummer, information om kvalifikationer, prestationsmätningsresultat, underlag för beräkning av arvode och information om frånvaro.

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, dennes arbetsgivare, referenspersoner eller kontaktpersonen på True Nature.

4.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, handläggande tjänstemän, ekonomiansvariga som administrerar utbetalningar av arvoden samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till True Natures samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). True Nature kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för True Natures räkning, kommer True Nature tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

4.4 Lagringstiden

True Nature lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. True Nature genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att uppdraget avslutats. Det kan dock vara nödvändigt för True Nature att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot True Nature.

Leverantörer 5.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

True Nature behandlar personuppgifterna för att kunna teckna, administrera och utvärdera leverantörsavtal samt att betala leverantörsfakturor.

Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att True Nature har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

5.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat leverantörens representanters namn och kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post).

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, leverantören eller kontaktpersonen på True Nature.

5.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, handläggande tjänstemän, ekonomiansvariga som administrerar utbetalningar av arvoden samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till True Natures samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). True Nature kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för True Natures räkning, kommer True Nature tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

5.4 Lagringstiden

True Nature lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. True Nature genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att leverantörsavtal har upphört. Det kan dock vara nödvändigt för True Nature att spara uppgifterna under en längre period efter att avtalet upphört för att bevaka garantier och reklamationsfrister, uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot True Nature.

Rekrytering 6.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att True Nature ska kunna hantera ansökningar som de registrerade/arbetssökande har skickat in, genomföra intervjuer och tester samt fatta beslut i ett rekryteringsförfarande måste True Nature behandla vissa personuppgifter.

Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning.

6.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post), eventuellt fotografi, testresultat samt information om utbildningar, erfarenheter och färdigheter.

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, referensgivare, rekryteringsansvariga tjänstemän och rekryteringsfirmor.

6.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, rekryteringsansvariga tjänstemän, personalrepresentanter samt eventuellt anlitade rekryteringsfirmor; undantagsvis även styrelseledamöter.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till True Natures samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post) samt rekryteringsfirmor. True Nature kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för True Natures räkning, kommer True Nature tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

6.4 Lagringstiden

True Nature lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. True Nature genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

True Nature kan behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om det bedöms nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot True Nature enligt diskrimineringslagen (26 månader).

True Natures anställda och förtroendevalda För True Natures anställda och förtroendevalda gäller vad som föreskrivs i för var tid gällande personalhandbok under flik ”Personuppgiftspolicy för anställda”.

Rättigheter Den registrerade har enligt lag rätt att begära tillgång till sina personuppgifter. Under vissa förutsättningar har denne också rätt att begära att personuppgiftsbehandlingen begränsas, att personuppgifterna ändras eller raderas, att invända mot behandlingen och rätt till dataportabilitet av sina personuppgifter. En begäran om något av det nämnda kan skickas till info@truenature.nu.

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):

Telefonnummer: 08-657 61 00, e-postadress: imy@imy.se

Kontaktuppgifter info@truenature.nu

Ändringar av policyn True Nature förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy vid behov.